Sök

Hur du lyckas med RPA

Applikationer för RPA (Robotic Process Automation) blir alltmer populära och beskrivs ofta som game changers inom automatisering och digital transformation. Enligt Gartner var RPA det snabbast växande mjukvarusegmentet under 2020. Men vad krävs av en verksamhet för att lyckas med RPA? Har vi nått en punkt där vi kan lämna automatisering av processer till verksamheten och ”lekmän”, och inte behöver involvera IT alls?

Det råder inga tvivel om att RPA-verktyg erbjuder en lockande genväg till digital transformation. En användare kan enkelt komma igång och automatisera sina mest enformiga arbetsuppgifter, utan att behöva några djupare programmeringskunskaper, eller behöva ta hänsyn till det större sammanhang där processerna ingår. Man behöver inte heller gå in och rota i en komplex systemarkitektur och involvera IT-avdelningen.

Låter det lite för bra för att vara sant? De företag som börjat använda RPA i större skala vittnar om flera fördelar, men också om utmaningar både på kort och lång sikt.

RPA – bäst för vissa typer av processer

Med RPA bygger man alltså automatisering på UI-nivå, och det gör att tekniken lämpar sig för processer med särskilda kännetecken:

  • Processer där fel ofta uppkommer på grund av den ”mänskliga faktorn”.
  • Repetitiva processer, som utförs regelbundet och ofta.
  • Processer där det finns tillgång till strukturerad data i digital form.
  • Processer som är kopplade till tydliga affärskrav, och som har få undantag.

Affärskritiska processer, t ex orderhantering, är dock exempel på sådant som bör styras upp av IT-avdelningen med stöd av API-baserad eller händelsestyrd automatisering.

Om RPA används på rätt sätt (alltså för ”rätt” typ av processer) finns potential till kostnadsbesparingar och effektivitetsvinster. Antalet fel som uppstår i manuella processer kan minskas eller elimineras helt, och datan som genereras och sparas via robotarna gör det enklare att leva upp till revision- och compliancekrav.

Vilka är fallgroparna när man använder RPA?

Automatisering med RPA innebär ett antal begränsningar och fallgropar som du behöver vara medveten om, särskilt om du planerar för storskalig RPA-implementation.

I en rapport från Gartner (”Hype Cycle for Application and Integration Infrastructure”, Juli 2020), poängterar analytikerna att företag som fokuserar på RPA snarare än att strategiskt analysera sina automatiseringsbehov, och inkluderar fler verktyg (som t ex iBPMS, iPaaS-plattformar, LCAP och beslutshanteringssystem), kommer att ha svårt att leverera när affärskraven ökar i den digitala tidsåldern. Vidare menar de att värdet av teknik som automatiserar regelbaserade, befintliga processer är begränsat i en tid då företag måste omvandla sina affärsmodeller och underliggande processer för att lyckas.

Några övriga punkter:

  • Eftersom RPA enbart jobbar via UI, och inte kommunicerar via API:er, är robotarna ofta känsliga för ändringar i programvara. En enkel uppdatering kan innebära att den automatiserade processen slutar fungera.
  • Utan tydlig ansvarsfördelning och översyn finns risken att man hamnar i en variant av den klassiska ”spaghettiröran”, med rigida strukturer och personberoenden som följd.
  • Det finns en risk att botarna lär sig göra processen på ”fel” sätt (om de har en dålig lärare…)
  • Säkerhetsrisker: Framförallt i form av bedrägerier, olämplig access till känslig data, möjlighet att påverka systemtillgänglighet, och missbruk av administratörsrättigheter.

Robotic Process Automation

RPA är en teknik för att automatisera processer m h a mjukvarurobotar och artificiell intelligens. Robotarna, eller de ”digitala arbetarna” härmar användarens beteende i gränssnittet i applikationer, och kan sedan utföra arbetet på egen hand.

RPA-verktyg är ofta av ”no-code” eller ”low-code”-typ, vilket gör att de kan användas av personer utan djupare programmeringskunskaper.

RPA har utvecklats från äldre tekniker som screen scraping och macros. RPA-verktyg behöver dock inte tillgång till nån fysisk skärm, utan agerar i en virtuell miljö. Jämfört med t ex macros, som är linjära och statiska, är RPA-robotarna dynamiska och kan tränas till att bli mer intelligenta över tid.

 

Prata med oss!

Vi på iCore har lång erfarenhet av att jobba strategiskt med integration och automatisering, och kan hjälpa dig kombinera RPA med andra initiativ (t ex molnbaserad integration (iPaaS), DPA (Digital Process Automation), m.m) för att uppnå bästa möjliga resultat för din verksamhet.

Vill du veta mer? Låt oss kontakta dig: