Effektiv och pålitlig order-to-cash kräver integrerade system

O2C-processen använder och genererar mycket data och involverar ofta många system och applikationer, vilket gör den extra komplex. Processen kan se olika ut beroende på företag, men huvudstegen är i allmänhet:

1. Orderinmatning – Beställningen tas emot från kunden, orderinformationen verifieras och ordern matas in systemet. I detta steg kan både e-handelsplattformE-handelsplattformen gör det möjligt för ett företag att skapa en onlinebutik med funktioner som produktkatalog, kundvagn, kassa, betalningshantering, och mycket mer. Det ger också företaget möjlighet att hantera lager, spåra försäljning och administrera kundinformation. E-handelsplattformen kan vara antingen en egenutvecklad programvara eller en tredjepartsplattform som Shopify, WooCommerce, eller Magento. , ERP-systemEtt affärssystem, eller ERP på engelska, är en programvara som hjälper företag att hantera sina olika affärsprocesser på ett integrerat sätt. Detta inkluderar vanligtvis funktioner som ekonomi, lager, inköp, produktion, försäljning och HR. ERP-systemet samlar in data från olika delar av företaget och presenterar dem på ett enhetligt sätt, vilket ger en helhetsbild av företagets prestationer och möjliggör mer effektiva beslut. och CRM-systemCustomer Relationship Management, CRM, är en generisk term för metoder och programvara som används av ett företag för att hantera kundrelationer på ett strukturerat sätt. Detta innebär ofta att bygga databaser med information som lätt kan nås av säljare, företagsledning eller andra som fokuserar på att skapa och upprätthålla en bra relation med kunderna. vara inblandade.
2. Orderuppfyllnad – Varorna plockas och förbereds för leverans. Ett WMS-systemEtt Warehouse Management System (WMS) är en applikation utformad för att stödja och optimera lagerfunktionalitet och distribution. WMS-system underlättar planering, organisering, bemanning, styrning och kontroll av utnyttjandet av tillgängliga resurser.  används ofta för att hantera lager och hantera plock- och packprocessen.
3. Frakt – Varorna transporteras till kunden. Ett TMS-system, i kombination med tjänster från en 3PL-leverantörTredjepartslogistikleverantörer (3PL) specialiserar sig vanligtvis på integrerad drift av lager- och transporttjänster som kan skalas och anpassas efter kundernas behov, baserat på marknadsförhållanden, för att möta kraven och leveransservicekraven för deras produkter. Tjänster sträcker sig ofta bortom logistik och inkluderar mervärdestjänster relaterade till produktion eller upphandling av varor, såsom tjänster som integrerar delar av försörjningskedjan., används vanligtvis för att hantera transport och spårning av varorna.

4. Fakturering – Skapa och skicka en faktura till kunden. ERP-systemet används ofta för att hantera fakturering och betalningsvillkor.
5. Betalning – Ta emot betalning från kunden. Ett betalningssystem, eller extern betalningstjänst, kan användas för att hantera betalningsprocessen och ERP-systemet används för att matcha betalningen mot fakturan och uppdatera betalningsstatusen.
6. Kassahantering – Betalningen stäms av mot kundens faktura. Här används ofta ett kassasystem (PoS) för att spåra och rapportera alla transaktioner och betalningar som har gjorts.

En process med många utmaningar

Bland de största utmaningarna O2C-processen märks:

• Datahantering – processen genererar stora mängder data vilket kan vara en utmaning att hantera på ett effektivt sätt, särskilt då många olika system och applikationer är inblandade.
• Säkerställa att processen är konsekvent och felfri – fel kan leda till förseningar i leverans, fakturering och betalning.
• Hantering av ett stort antal betalningsmetoder och valutor. 
• Övervakning och spårning av processen – särskilt svårt för stora företag med komplexa leverantörskedjor.