Balansera informationskvantitet och kvalitet
För ett par månader sedan fick jag möjlighet att diskutera förändringshantering med ett team digitala omvandlare. Det fanns en känsla av frustration och förvirring i rummet eftersom alla försök att förändra organisationens ledarskap och kultur misslyckades - och tiden var slut. I själva verket kokade digital transformation ner till endast tekniska aspekter utan fokus på människor och ledningsförmåga.
Frågan om företaget skulle överleva den digitala revolutionen med en konservativ ”gammaldags” kultur och ledarskap var högst giltig och oroade teamet framför mig. Mötet visade sig fokusera på den psykologiska och biologiska aspekten av förändring och information, och varför vissa företag lyckas med digital transformation och andra inte. Vad vi behöver veta är att digital transformation inte startas med ett knapptryck utan snarare genom att skapa rätt förutsättningar och atmosfär för kontinuerlig förändring - med engagerade och motiverade ledare och anställda.
Vad har digital transformation och beteendevetenskap att göra med informationshantering och digitalisering? Information är den största tillgången i många organisationer (för att förbättra bolagsstyrning, affärseffektivitet och kundvärde), men också det största hotet som hindrar digital transformation - att skapa rätt förutsättningar och atmosfär för förändring. Utmaningen är att skapa en balans mellan kvalitet (rätt information på rätt plats och tid) och mängd information (mängd information i omlopp) för att säkerställa optimala affärseffekter. Det är inte längre all information för alla - utan snarare rätt information till rätt person vid rätt tid (kvalitet snarare än kvantitet) - en informationsmästare! En felaktig balans kommer att minska företagets eller organisationens prestanda och konkurrenskraft i den digitala eran.
Informationsöverbelastning (även känd som infobesity eller infoxication) är ett nytt fenomen i den digitala eran. Det inträffar när en person eller organisation exponeras för för mycket information (kvantitet) än den kan bearbeta i god kvalitet (bra beslutsfattande):
- Varje bit information som vi exponeras för behandlas (eller lagras i en behandlingskö) i våra "informationsbehandlingsmotorer" i vår hjärna. Vår primära informationsmotor är den kognitiva motorn (kontroll av analys, anpassningsförmåga och förmåga att se helheten) och den störs ofta av irrelevant information som hindrar oss att se riktning, helhetsbild och syfte.
- När den kognitiva motorn har fastnat används vår rationella informationsmotor för att bearbeta information. Det värderar eller analyserar inte information utan utför effektivt (snabbt) rationella och enkla processsteg och instruktioner.
När man studerar nuvarande IT-organisation är det möjligt att upptäcka organisatorisk trötthet på grund av stort informationsflöde (infobesitet). Det är en konsekvens av frekvent omorganisation och nedskalning som tvingar anställda att hantera mer och mer information och uppgifter utan förmågan att vila eller reflektera.
Ett företag i Sverige bevittnar effekten av överbelastning av information och därmed oförmågan att driva kulturella förändringar. Prestige och status för chefer i organisationen var kopplad till att vara "viktig" och ha stor tillgång till information, att vara en del av flera styrgrupper och arbeta många timmar. Detta beteende begränsade de kognitiva förmågorna och hindrade varje försök att driva IT-omvandling. Lösningen som diskuterades var att begränsa informationsflödet, begränsa arbetstid och implementera e-postpolicyer efter arbetet! Fantastiska initiativ för att bli en "informationsmästare"!
Min uppfattning är att den största utmaningen för företag och organisationer är att hantera informationsöverbelastningen med smart information och datafilter - balansera informationskvalitet och informationskvantitet. Idén är att ta bort irrelevant information och data för att förbättra beslutsfattandet och förmågan att förändras. Vilken information och information behövs egentligen för att vår organisation ska fungera? Vilka uppgifter behöver vi för vårt datadrivna beslutsfattande? Det handlar inte om att ha tillgång till all information utan rätt (begränsad) information. På ett företag ifrågasatte vi mängden rapporter som skickades över hela organisationen och vi kom fram till att 50% av alla rapporter var onödiga (gav inget värde) och kunde tas bort. Detta är de nya utmaningarna för informationshantering, styrning och arkitektur.
Min rekommendation är faktiskt att begränsa storleken på information (kvantitet) i organisationen och snarare fokusera på hur man skapar värde för kunden genom kognitivt tänkande. Vad du kommer att uppleva är fler friska anställda (mindre utbrändhet), nöjdare kunder (bygga engagemang genom förtroende och respekt) och en kultur som kommer att förnya och växa.
